materi mata kuliah manajemen perkantoran

Tata ruang kantor dan lingkungan fisik kantor

1.      Definisi tata ruang kantor

a.       (dalam arti luas)

Adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaannya untuk menyiapkan susunan praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja.

b.      Definisi tata ruang kantor (dalam arti sempit)

Adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serwta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja.

2.      Tujuan tata ruang kantor

·         Mencegah penghamburan waktu dan tenaga

·         Menjamin kelancaran proses pekerjaan

·         Memungkinkan pemakaian ruang yang efisien

·         Mencegah pegawai dibagian lain terganggu

·         Menciptakan kenyamanan bekerja

·         Memberikan kesan baik pada pengunjung

·         Mengusahakan keleluasaan bekerja, perkembangan dan perluasan kegiatan

3.      Asas tata ruang kantor (menurut leffinguell)

a)      Asas jarak pendek

Yaitu jarak antara dua titik dalam garis lurus

b)      Asas rangkaian kerja

Yaitu asas penempatan pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

c)      Asas penggunaan segenap ruangan

Yaitu dimana dalam penempatan pegawai dan alat-alat kantor menurut luas lantai (secara horizontal/vertical)

d)     Asas perubahan susunan tempat kerja

Yaitu perubahan tata ruang kantor dapat dilakukan apabila diperlukan, yang disebabkan adanya perubahan proses atau prosedur kerja, penambahan jumlah pegawai dan penggunaan tekhnologi baru.

4.      Metode tata ruang kantor

      Open plan office (tata ruang terbuka)

Yaitu ruangan untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama tanpa dipisah penyekat.

Ø  Kelebihan :

-          Mudah dalam berkomunikasi

-          Mudah dalam pengawasan

-          Mudah dalam pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi

-          Lebih fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan

-          Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruangan kerja dalam perlengkapan kantor.

Ø  Kekurangan :

-          Dimungkinkan timbul kegaduhan/kebisingan akibatnya sulit untuk berkonsentrasi/bekerja penuh.

-          Batasan antara atasan dan bawahan tidak Nampak jelas (kecuali ada symbol yang menjelaskannya)

-          Kerahasiaan pekerjaan kurang dapat dijamin

-          Biasanya pemandangan dari adanya tumpukan berkas Nampak terlihat.

      Cubicle of office (tata ruang tertutup)

Yaitu ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja

Ø  Kelebihan :

-          Kerahasiaan kerja terjamin

-          Konsentrasi kerja lebih baik

-          Rasa tanggungjawab pegawai terhadap ruangannya tinggi

-          Menambah kewibawaan pejabat (karena fasilitas yang dimiliki atasan berbeda dengan apa yang dimiliki oleh staffnya)

Ø  Kekurangan :

-          Mempersulit pengawasan

-          Komunikasi langsung antar pegawai  kurang

-          Biaya lebih besar

-          Memerlukan ruangan yang luas

      Landscape office (tata ruang bertaman/berhias/berpanorama)

Yaitu ruangan kerja yang dihiasi oleh taman/dekorasi dan sejenisnya.

Ø  Kelebihan :

-          Pegawai akan lebih nyaman dalam bekerja

-          Ketegangan syaraf pegawai dapt berkurang/dihindarkan

-          Produktifitas kerja menigkat

-          Kebisingan/kegaduhan dapat berkurang/dihindari

Ø  Kekurangan :

-          Biayanya cukup tinggi (pembangunan/pemeliharaan)

-          Memerlukan tenaga ahli

      Tata ruang gabungan

Yaitu ruangan kerja dimana metode penentuannya menggunakan sistem kombinasi dari bentuk berkamar,terbuka dan bertaman.